Kao vlasnici kampa Illertissen, Frank Moser, moja majka i moj tim, gledamo unatrag na dugu povijest – povijest koja je dugo bila obilježena analognim procesima. Godinama smo vodili poslovanje kroz sezonu uz telefonske liste, ručno pisane planove popunjenosti i sustav registratora; to je funkcioniralo, ali je sve više dosezalo svoje granice. Digitalizacija je kucala na naša vrata sve glasnije i znali smo da moramo djelovati kako bismo ostali spremni za budućnost i pružili našim gostima uslugu kakvu danas očekuju.
Potraga za pravim rješenjem
Potraga za pravim digitalnim alatom pokazala se težom nego što smo mislili. Godinama smo intenzivno pratili tržište sustava za rezervacije, posjećivali sajmove, čitali recenzije i vodili bezbrojne razgovore. Vidjeli smo mnoga rješenja – od velikih, afirmiranih ponuđača do onih specijaliziranih. No, činilo se da nam nijedno zapravo ne odgovara. Ili su bila previše općenita i ignorirala specifične potrebe jednog kampa, ili su bila previše kruta te bi nas prisilila na operativni okvir koji se protivio našoj filozofiji.
Posebni zahtjevi
Iskristalizirao se jedan presudan eliminacijski kriterij: prije otprilike tri godine investirali smo u vrhunsko rješenje za blagajnu, koje nudi puno više od samog naplaćivanja. Ona je srce naših procesa obračuna na licu mjesta. Besprijekorna integracija te blagajne u novi sustav rezervacija bila nam je apsolutno neophodna kako bismo izbjegli dvostruki unos podataka, izvore pogrešaka i komplicirana alternativna rješenja. Začudo, upravo je taj zahtjev za većinu ponuđača bio nepremostiva prepreka ili ostvariv samo uz nerazmjerno veliki trud. Uz to je išla i naša želja da kao srednje poduzeće zadržimo određenu neovisnost i operativnu fleksibilnost. Željeli smo i dalje sami bitno određivati naše cijene, kategorije mjesta i interne procese. Usred te već gotovo frustrirajuće potrage, sasvim smo slučajno ‘naletjeli’ na direst – i taj se slučaj brzo pokazao kao pravi dobitak!
Softver direst – novi, pravi partner
Prijelaz iz našeg uhodanog analognog svijeta u sveobuhvatan digitalni sustav kao što je direst bio je, nećemo to uljepšavati, znatan izazov. To je za sve nas značilo promjenu načina razmišljanja, učenje novih procesa i, naravno, tehničku implementaciju. Od siječnja 2025. intenzivno radimo sa sustavom direst, a od kraja travnja ove godine naš kamp Illertissen napokon je dostupan za online rezervacije – što je prava prekretnica! Faza finog podešavanja, dok sve doista nije proradilo onako kako smo zamislili i kako je tehnički bilo optimalno izvedivo, potrajala je. No, već sada, nekoliko mjeseci nakon puštanja sustava u rad, osjećamo golemo rasterećenje u svakodnevnoj administraciji. Administrativno ‘čudovište’, koje nas je ranije koštalo toliko vremena i živaca, vidno je ukroćeno.
Što se promijenilo
Što se konkretno promijenilo? Može se reći: neizmjerno puno! Mnoge zadatke koji su ranije zahtijevali naporan ručni rad na telefonu ili recepciji – provjera dostupnosti, izrada ponuda, potvrda rezervacija, knjiženje akontacija, obrada otkazivanja – naši gosti sada mogu obaviti potpuno udobno i od 0 do 24 sata, sami od kuće ili s puta. To ne samo da nama štedi dragocjeno vrijeme, već našim gostima nudi moderno i fleksibilno iskustvo rezervacije.
Još jedna golema prednost, koja se već sada pozitivno odražava na našu popunjenost: slobodna mjesta, nastala primjerice zbog nedolaska u zadnji tren ili otkazivanja, zahvaljujući sustavu direst odmah su ponovno vidljiva kao dostupna i mogu se rezervirati online. Tamo gdje su ranije nastajale praznine u planu popunjenosti jer je informacija stigla prekasno ili je ručno ažuriranje potrajalo, sada možemo reagirati puno agilnije. To nam otvara potpuno nove putove u marketingu i značajno smanjuje broj praznih mjesta, a time i s tim povezane financijske gubitke. Digitalna transformacija našeg kampa još nije u potpunosti završena, svakodnevno učimo i otkrivamo nove mogućnosti u sustavu, ali smo na izvrsnom putu, a pozitivno raspoloženje u cijelom timu je zarazno.
Prihvaćanje od strane zaposlenika – ključ uspjeha softvera direst
Za ovo pozitivno raspoloženje uvelike su zaslužni naši zaposlenici. Bez njihova angažmana, spremnosti na učenje i strpljenja tijekom faze prelaska, ovaj korak ne bi bio moguć. Oni s oduševljenjem sudjeluju u svemu i prepoznaju najveću prednost digitalizacije: ponovno imaju više vremena i slobodnih kapaciteta kako bi se usredotočili na ono bitno, srž našeg rada – gosta! Osobni doček, otvorenost za sva pitanja, individualni savjeti za boravak – sve ono što čini gostoljubivost, sada ponovno snažnije dolazi u prvi plan.
Posebna usluga sustava direst – dostupnost!
Uz sve to, želimo posebno istaknuti jedan aspekt koji je za nas učinio ključnu razliku: iznimnu suradnju s Henningom Wolfom iz diresta. Od prvog razgovora osjetila se atmosfera povjerenja i partnerstva, što je u često anonimnoj softverskoj industriji sve samo ne samorazumljivo. U Henningu Wolfu nismo pronašli samo prodavača, već istinsku osobu za kontakt. Njegova podrška nadilazi ono što se uobičajeno može očekivati – dostupan nam je i izvan radnog vremena, pa čak i vikendom kada ‘zagusti’. Takva vrsta osobne, stručne i brze podrške bolno nedostaje kod mnogih drugih ponuđača. Znati da u slučaju pitanja ili problema nećete završiti na čekanju ili biti odgađani standardiziranim tiketom, već da imate izravnu liniju s nekim tko poznaje sustav i naše potrebe, doslovno vrijedi zlata. Ovakav angažman zaslužuje našu najveću pohvalu i jedno veliko hvala!
Zaključak
U sustavu direst ne osjećamo se samo kao klijenti, već kao partneri koji su shvaćeni i u najboljim rukama. Odluka za direst bila je ispravan korak u digitalnu budućnost za kamp Illertissen i veselimo se daljnjoj suradnji i zajedničkim sljedećim koracima. Samo tako nastavite!
S poštovanjem,
Frank Moser
Vlasnik kampa Illertissen
